Guida all'uso

Smart Swiss QR-Bill

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Esempio H2

Esempio H3

Esempio H4

Esempio H5

SMART Swiss QR-Bill ISTRUZIONI

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È preferibile utilizzare l'applicazione con i browser web Chrome o Safari.

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Tabelle

Invoices
Creare fatture con tutte le righe d'ordine necessarie. Aggiungete il contatto del collaboratore, la data di scadenza e altri campi
Orders
Preparare righe d'ordine con una data opzionale per i servizi
Quotes
Creare offerte e convertirle in fatture una volta che il cliente le ha accettate
QR-Slips
dove produrre e conservare le ricevute QR-Bill
Company
dove convalidate i dati della vostra azienda (IBAN o QR-IBAN) e generate i Bollettini di pagamento QR-Bill "vuoti"
Clients
dove si gestiscono i dati di contatto dei clienti
Products
Gestite tutti i vostri prodotti e servizi in un unico luogo
Configuration
dove sono memorizzati i dati di accesso (questa tabella è configurata automaticamente e collegata all'abbonamento attivo)
VAT
Aggiornare l'aliquota IVA
Discounts
Creare sconti in percentuale o a prezzo fisso

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Viste (Views)

Appuntate la vista

selezionare un'animazione di visualizzazione — Ogni tabella è preconfigurata con un certo numero di viste per facilitare il flusso di lavoro. Le viste si trovano nell'angolo in alto a sinistra, appena sotto la riga che contiene le tabelle.

come appuntare l'animazione di una vista — Si consiglia di appuntare le viste. A tale scopo, fare clic su una vista e fare clic sul pin. Il menu delle viste rimarrà visibile sul lato sinistro della tabella.

Esempio

Ad esempio, la tabella Fatture ha quattro viste: NEW, Invoices by Client, Invoices by Status, Default View.

Utilizzare la vista NEW per creare una nuova fattura.

Utilizzate la vista Invoices by Clients per visualizzare tutte le fatture relative a ciascun cliente.

Utilizzare la vista Clients by Status per visualizzare tutte le fatture in base allo stato ( Quote, Due o Paid).

Per ogni tabella è disponibile una vista default View, che contiene tutti i dati non ordinati e alla quale non è necessario accedere nel flusso di lavoro.

Personalizzare una vista

Il prodotto è flessibile; se si desidera personalizzare una vista, si consiglia di creare una nuova vista e di personalizzarla. È inoltre possibile creare cartelle per gestire le visualizzazioni.

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1. Configurazione della tabella Company

Logo
Abbiamo allegato un modello png come riferimento; vi preghiamo di caricare il vostro logo nelle stesse dimensioni, con sfondo trasparente.
Address
Inserire il numero dell'edificio dopo la via, in questo modo Via del Lago 17 (non 17 via del lago)
IBAN
Utilizzare l'IBAN aziendale o il QR-IBAN. Inserite il vostro numero IBAN o QR-IBAN senza spaziatura come questo CH3330000777700007777 il sistema verificherà automaticamente il tipo di IBAN utilizzato e adatterà di conseguenza il tipo di QR-Bill (QRR o SCOR).
UID
Inserite il vostro numero IDI svizzero come richiesto. Utilizzate il seguente formato "123456789" (9 numeri accorpati). Il numero di partita IVA viene generato in base alla lingua principale selezionata nella tabella " Company".
Checkbox IsVAT
Mostra (selezionato) o nascondi (deselezionato) il numero di partita IVA nell'intestazione dei documenti.

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Bottone Validate

dopo aver inserito tutte le informazioni di cui sopra, cliccare sul bottone"Validate".

validare l'animazione aziendale — Se tutto è a posto, la vostra "Fattura QR-Bill vuota" verrà generata in tutte e quattro le lingue. Aprire, stampare, inviare o caricare i documenti nella colonna Documenti.

2. Configurazione della tabella VAT & Discounts

VAT & Rate
Nella tabella IVA è possibile creare o aggiornare le aliquote IVA
Name Discount
Selezionare o creare una nuova descrizione. Queste descrizioni appariranno nelle fatture
Perc Discount
Se lo sconto è in percentuale, compilare questa cella e lasciare in bianco lo sconto fisso
Fixed Discount
Se lo sconto è fisso, compilare questa cella e lasciare in bianco la percentuale di sconto

Creare un nuovo sconto

creare un'animazione di sconti — Per creare un nuovo sconto, fare clic sul segno "+" nella prima colonna, quindi selezionare o creare un nuovo nome di sconto e compilare la cella corrispondente se lo sconto è una percentuale o un prezzo fisso.

3. Configurazione della tabella Clients

Address
Inserire il numero dell'edificio dopo la via, in questo modo Via del Lago 17 (non 17 via del lago)
Language
Scegliete "EN", "DE", "FR" o "IT" per generare il bollettino di pagamento QR-Bill nella lingua del vostro cliente!
L'opzione della lingua è associata al vostro cliente. Smart, no? Il vostro cliente riceverà i documenti nella sua lingua locale.

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Importare i dati del cliente

Importare i dati del cliente nella tabella è facile. Utilizzate il modello excel che avete ricevuto via e-mail per copiare i dati di contatto del vostro cliente.

importare un file excel nell'animazione della tabella clienti — Una volta preparato il file, utilizzare il menu contestuale della tabella "Clienti" per importare i dati.

4. Configurazione della tabella Products (Prodotti)

Name
Inserire il nome del prodotto o del servizio. Questo campo verrà utilizzato nelle righe d'ordine dei preventivi o delle fatture.
Units & Type
Aggiungere l'unità e il tipo. Il campo unità apparirà nelle fatture.
Price
Inserire il prezzo del prodotto. Se il prezzo è comprensivo di IVA, selezionare "TTC" nella colonna PriceType. Se il prezzo è IVA esclusa, selezionare "HT" nella colonna PriceType.
PriceType & VAT
Selezionare "HT" o "TTC" e scegliere l'aliquota IVA associata al prodotto o servizio.

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Creare un nuovo prodotto

Per creare un nuovo prodotto, fare clic sul segno "+" nella prima colonna e compilare tutte le celle arancioni (arancione significa obbligatorio): inserire il nome, inserire un prezzo e selezionare il Tipo di prezzo e l'IVA.

creare un'animazione di un nuovo prodotto — È inoltre possibile selezionare o creare un'unità, un tipo o caricare un'immagine nella colonna dell'immagine (campi opzionali, non necessari per la creazione di fatture).

Importare i dati dei prodotti

Importare i dati dei vostri prodotti nella tabella è facile. Utilizzate il modello excel che avete ricevuto via e-mail per copiare i dati di contatto dei vostri clienti. Potete anche utilizzare la vista "INSERISCI PRODOTTI (Tutte le informazioni)" per compilare i campi descrittivi del prodotto, come il codice a barre, i colori, lo stile, lo SKU e persino definire i prezzi promozionali che potete attivare con una casella di controllo.

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5. Tabella Orders

creare le righe degli ordini

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Prima di produrre una fattura o un preventivo, è sempre necessario creare le righe d'ordine.
Andare alla tabella Orders e selezionare la vista " NEW ".

creare un'animazione per un nuovo ordine — Questa vista dovrebbe essere vuota se non sono state preparate righe d'ordine. Fare clic sul segno "+" nella prima colonna della tabella: verrà aggiunta una nuova riga. Chiudere la finestra "dettaglio riga" che si aprirà, perché sarà più facile inserire i dati dalla griglia.

animazione di riempimento di un ordine — Compilare tutte le celle arancioni: fare doppio clic nella cella Prodotti per selezionare il prodotto o il servizio, inserire la quantità dell'ordine in Quantity e inserire lo sconto opzionale facendo doppio clic sulla cella " Select Discount". È possibile inserire anche la data corrispondente se si crea una riga d'ordine per il servizio. Quando si riempie il campo, il colore cambia da arancione a grigio chiaro. Ripetere questa procedura tutte le volte che è necessario.

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6. Tabella Invoices (Fatture)

Produrre i documenti di fattura che includono il bollettino di pagamento QR-Bill in 4 lingue (la lingua del documento dipende dalla lingua associata al cliente nella tabella Clients).
Andare alla tabella Fatture e selezionare la vista " NEW ".

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creare un'animazione per una nuova fattura — Questa vista dovrebbe essere vuota se non sono state create fatture. Fare clic sul segno "+" nella prima colonna della tabella: verrà aggiunta una nuova riga. Chiudere la finestra "dettaglio riga" che si aprirà, perché sarà più facile inserire i dati dalla griglia.

riempire i dati dell'animazione della fattura — Compilare tutte le celle arancioni: modificare la data di scadenza, fare doppio clic nella cella Clienti per selezionare l'indirizzo del debitore e fare doppio clic nella cella Orders per selezionare tutte le righe d'ordine create nel passaggio precedente. Quando si riempie il campo, il colore cambia da arancione a grigio chiaro. È inoltre possibile inserire campi opzionali come il nome del responsabile, l'e-mail del responsabile, un riferimento interno o informazioni aggiuntive. Questi dati verranno visualizzati sulla fattura e sulla distinta di pagamento una volta compilati. Cliccare ora sul pulsante "**Create**" (Crea) per creare il documento. Verrà visualizzato il messaggio " Swiss QR Invoice created", un documento PDF e l'immagine del codice QR creata e salvata nella colonna Document.

Campo AdditionalInfo

È possibile inserire fino a quattro righe. È anche possibile inserire fino a quattro righe. È anche possibile impostare un valore predefinito; questo campo sarà precompilato con i diversi titoli di riferimento utilizzati per le fatture.

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La riga dell'ordine usato scompare dalla tabella Orders "NEW".

Quando si utilizza una riga d'ordine dagli ordini creati nel passaggio precedente (5. Tabella Orders: creare le righe d'ordine), la riga d'ordine utilizzata scompare dalla visualizzazione " NEW " della tabella Orders.

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Funzione Verified

È sufficiente fare clic sull'icona pdf per aprire il documento. Aprire, stampare, inviare o scaricare il documento. Una volta verificato, è possibile fare clic sulla casella di controllo "Verified" e il documento fattura verrà archiviato e spostato dalla vista " NEW" alle altre viste.

animazione verificata — Quando si seleziona "Verified", viene anche aggiunto lo stato " Due" alla colonna Status. È possibile utilizzare questa funzione nel proprio processo di lavoro: utilizzare la vista " Invoices by Status" (Fatture per stato) per vedere tutti i bollettini QR-Bill che sono in scadenza e cambiare il loro stato in "Paid" (pagato) quando il cliente ha pagato (si può anche aggiungere la data di pagamento al record).

7. Tabelle Quotes & QR-Slips

Una volta che si sa come creare un documento di fattura, si può utilizzare lo stesso flusso di lavoro per creare preventivi o bollettini di pagamento QR-Bill.
Fare clic sul segno "+" nella prima colonna della tabella: verrà aggiunta una nuova riga.
Chiudere la finestra "dettaglio riga" che si aprirà, perché sarà più facile inserire i dati dalla griglia.

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